David Taté Juridique

Etape importante dans le cadre d’une procédure pouvant aboutir à un licenciement, la lettre de convocation à l’entretien préalable est toutefois négligée par certains employeurs. Il suffirait pourtant à ces employeurs de s’entourer des conseils d’un avocat (ou d’un juriste d’entreprise si l’entreprise en dispose) pour que cette lettre soit rédigée comme il se doit. Mais le droit est tellement dévalorisé dans notre pays que chaque personne pense pouvoir être compétente en la matière même en l’absence de formation sérieuse.

Pour les téméraires qui persisteraient toutefois à se passer des services d’un professionnel du droit, voici quelques indications pour que la lettre soit correctement rédigée. Je précise que je n’envisage dans le cadre de ce billet que le cas du licenciement individuel pour un motif non économique. Autrement dit, il s’agit de l’entretien préalable au licenciement pour motif personnel.

La convocation pour l’entretien préalable doit être effectuée par une lettre recommandée avec accusé réception (en réalité le code du travail exige simplement la lettre recommandée mais n’impose pas l’accusé réception. Il est toutefois plus sage de recourir à ce dernier pour prévenir toute difficulté probatoire) ou par une lettre remise en main propre contre décharge (pour la remise en main propre il existe plusieurs possibilités. Ainsi la lettre peut être imprimée en deux exemplaires, un exemplaire étant conservé par le salarié, l’autre exemplaire étant rendu à l’employeur après apposition par le salarié de sa main de la mention "remis en main propre le..." avec indication de la date de remise en main propre suivi de sa signature. D’autres préfèrent faire simplement signer au salarié une autre feuille dans laquelle il reconnaît que la lettre de convocation lui a été remise).

La lettre de convocation doit indiquer au salarié qu’il est convoqué pour un entretien préalable à un licenciement éventuel. Le salarié doit savoir ce qu’il risque. Vous ne devez donc pas vous contenter de faire état d’une sanction éventuelle. Non, vous devez aller jusqu’à faire état d’un licenciement éventuel. Par contre, vous n’avez pas l’obligation de mentionner dans cette lettre les faits reprochés au salarié. Certains ont tendance à les mentionner à ce stade, ce qui ne semble en réalité pas opportun. Bien évidemment, la lettre de convocation ne doit surtout pas prononcer le licenciement, erreur qui serait dramatique.

La lettre doit ensuite préciser la date, l’heure (la Cour de cassation admet que l’entretien se déroule hors du temps du travail avec toutefois un paiement du temps passé à l’entretien. Il est néanmoins plus sage de prévoir un entretien pendant le temps de travail afin de prévenir un changement de jurisprudence. Même sans évolution de la jurisprudence, il est possible de penser que si l’entretien hors du temps du travail cause un préjudice au salarié, il incombera à l’employeur de le réparer) et le lieu précis de l’entretien (normalement ce dernier correspond au lieu où est exécuté le travail ou au siège social). Bien que cela ne soit pas requis par le code du travail, il est fréquent de mentionner également le nom et le poste de la personne qui recevra le salarié.

Concernant la date de l’entretien, des délais doivent être respectés. En effet entre la date de première présentation (ou la date de remise en main propre) et la date de l’entretien, un délai de 5 jours ouvrables doit être respecté. Dans ce délai, il ne faut pas compter le dimanche et les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise. En outre, il s’agit de délais francs. En conséquence, le délai débute le lendemain du jour au cours duquel la convocation est remise en main propre ou présentée pour la première fois par les services postaux. Il faut faire attention lorsque la lettre est adressée par lettre recommandée avec accusé réception à prévoir un délai plus long pour tenir compte du délai d’acheminement du courrier par la poste (par précaution il faut rajouter au moins 3 jours). Par ailleurs, si le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant. Le calcul du délai n’est donc pas forcément très simple et doit faire l’objet d’une importante vigilance, encore plus lorsque le salarié est en congé payé (le délai de 5 jours pourrait alors être insuffisant pour qu’il soit en mesure de préparer sa défense) ou en maladie (par précaution il vaut mieux convoquer le salarié pendant les heures de sortie et lui proposer soit de se faire représenter s’il ne peut pas se déplacer, soit de présenter des observations écrites aux griefs qui lui seront communiqués par écrit s’il ne peut venir à l’entretien).

La lettre de convocation doit ensuite toujours indiquer au salarié qu’il peut être assisté par un membre du personnel lors de cet entretien. Dans le cas où l’entreprise ne dispose pas de représentant du personnel, il faut indiquer en plus que le salarié peut également se faire assister par une personne inscrite sur une liste dressée par le préfet (cette personne est le conseiller du salarié), liste que le salarié peut consulter à l’inspection du travail ou s’il préfère en mairie (attention la mairie en question est celle du domicile du salarié s’il habite dans le même département que l’établissement. Par contre il s’agit de la mairie de l’établissement si le salarié habite dans un autre département). Les adresses tant de la mairie que de l’inspection du travail où le salarié peut consulter la liste des conseillers doivent être précisées dans la lettre de convocation.

Dans la lettre, vous pouvez mettre à pied à titre conservatoire le salarié, dans l’attente de la décision à intervenir suite à l’entretien. Dans ce cas il faut bien préciser qu’il s’agit d’une mise à pied conservatoire. Il ne faut surtout pas mentionner qu’il s’agit d’une mise à pied disciplinaire et il ne faut pas non plus fixer une durée déterminée à cette mise à pied (car cela pourrait permettre d’assimiler cette mise à pied à une mise à pied disciplinaire). Si la mise à pied à titre conservatoire concerne un délégué syndical, il faut informer l’inspection du travail dans un délai de 48 heures et présenter à l’inspection du travail une demande d’autorisation de licenciement dans les 8 jours. S’il s’agit d’un autre représentant du personnel, vous devrez consulter le comité d’entreprise dans les 10 jours à partir de la mise à pied conservatoire, puis demander à l’inspection du travail l’autorisation de licencier dans les 48 heures à partir de la délibération du comité d’entreprise ou dans les 8 jours à partir de la mise à pied si votre entreprise ne dispose pas de comité d’entreprise.

La lettre devrait évidemment être datée et signée avec indication de la qualité du signataire.

Enfin, les professionnels pour rédiger les lettres de convocation à un entretien préalable utilisent des modèles et à des calendriers de procédure pour calculer aisément les délais. Il est désormais assez facile pour toute personne de trouver sur internet des lettres-types, soit moyennant paiement (par exemple je pense qu’un tel modèle est disponible sur le site net-iris.fr), soit même gratuitement. Mais là encore par précaution j’aurais tendance à proposer aux employeurs de s’entourer des conseils des professionnels du droit. On n’est jamais trop prudent.